Quand on pilote plusieurs chantiers, chaque oubli administratif peut devenir un risque juridique ou financier. Et dans ce domaine, certains documents font figure de véritables incontournables. Attestation URSSAF expirée, extrait Kbis obsolète, … autant de situations qui peuvent exposer un donneur d’ordre à des sanctions ou à une mise en cause de sa responsabilité.
Or, dans un quotidien déjà chargé, il est difficile de vérifier en permanence si tous les documents légaux des sous-traitants sont à jour. C’est pour répondre à ce besoin de sécurité et de simplicité qu’a été développée Othentis, une application pensée pour les donneurs d’ordre.
L’application collecte automatiquement les documents légaux de vos prestataires, en vérifie la conformité en temps réel, et vous alerte dès qu’un élément devient obsolète. Fini les relances, les erreurs ou les oublis.
C’est ce que permet Othentis : fiabiliser ce suivi documentaire sans surcharge de travail. Mais que faut-il absolument garder à l’œil ? Voici les 4 documents qui méritent votre vigilance constante.
Attestation de vigilance URSSAF
Validité : 6 mois
Pourquoi c’est critique : ce document atteste que l’entreprise est à jour de ses cotisations sociales. Il est obligatoire dès que le contrat dépasse 5 000 € H.T. et protège le donneur d’ordre contre une mise en cause en cas de travail dissimulé.
Bon réflexe : anticiper le renouvellement dès le 5e mois pour éviter toute période de non-conformité. Othentis peut le faire pour vous, automatiquement.
Extrait Kbis ou numéro SIREN/SIRET actif
Validité : 3 mois
Pourquoi c’est critique : le Kbis ou le numéro SIREN/SIRET permet de vérifier que l’entreprise existe légalement et peut contracter.
L’application Othentis est connectée à des sources fiables et procède à une lecture intelligente de ce document pour en assurer la conformité.
Liste des salariés étrangers (article D8254-2 du Code du travail)
À jour en continu
Pourquoi c’est critique : en cas de recours à des salariés étrangers, la loi impose au sous-traitant de fournir une liste nominative des salariés et une attestation sur l’honneur accompagnant cette liste. En l’absence de cette liste, le donneur d’ordre peut être tenu pour responsable.
Bon réflexe : exiger cette pièce dès la contractualisation et vérifier sa mise à jour régulière.
Certificat d’affiliation à la caisse de congés payés du BTP
Validité : annuelle (ou selon les échéances propres à chaque caisse)
Pourquoi c’est critique : ce certificat garantit que l’entreprise cotise bien aux congés payés de ses salariés. Sans ce justificatif, le chantier peut être considéré non conforme en cas de contrôle.
Ces quatre documents forment la base de tout dossier sous-traitant solide. Mais dans la réalité du terrain, leur suivi rigoureux reste difficile sans outils adaptés. Quand les chantiers s’enchaînent, le suivi des obligations légales ne peut plus reposer uniquement sur la vigilance individuelle.
Avec Othentis, vous gagnez du temps, réduisez les risques juridiques et vous vous concentrez sur l’essentiel : faire avancer vos chantiers sereinement. Attestations URSSAF, certificats fiscaux, assurances, affiliation congés… tout est centralisé et contrôlé automatiquement depuis une seule application.
Pour accéder à une démonstration de l’application ou effectuer un test gratuit, il suffit de se rendre sur le site internet d’Othentis.
