Pour la gestion de leur entreprise du BTP, certaines entreprises choisissent les fichiers Excel. Ils permettent de répertorier et de suivre les informations relatives à la gestion d’un chantier et à ses coûts. Cette solution présente des avantages mais aussi de nombreuses limites que nous allons détailler dans cet article.
Le problème de la synchronisation des fichiers Excel
Première limite d’Excel, la synchronisation des fichiers. En effet, ce type de format n’est pas très collaboratif, or, la collaboration est importante dans la gestion en BTP. Si vous êtes plusieurs à éditer un fichier Excel, il faudra alors le renvoyer à tous vos collaborateurs à chaque modification, pour que chacun dispose du fichier à jour.
Cela peut poser problème notamment si plusieurs collaborateurs modifient le fichier en même temps ou dans la même journée. Vous vous retrouvez alors avec des versions différentes d’un même fichier ce qui rend le suivi très complexe.
Heureusement, il existe des solutions bien plus pratiques et ergonomiques pour le suivi de vos chantiers. Vous pouvez notamment utiliser des logiciels spécialement conçus pour faciliter ce type de tâches : suivi des temps passés, suivi des dépenses d’un chantier, pointage des employés… Nous y reviendrons en fin d’article.
La marge d’erreur importante
Le format Excel, bien que très pratique si l’on maîtrise les formules de calcul associées, n’est pas le plus lisible. En effet, plus les informations à renseigner sont nombreuses plus votre fichier Excel en deviendra illisible. Cela pourrait causer une marge d’erreur plus importante : se tromper de ligne ou d’onglet est très facile sur Excel. Une simple erreur d’inattention et ce sont toutes vos données qui sont faussées. Encore une fois, privilégiez Excel pour seulement quelques tâches ou pour votre gestion personnelle. Pour les informations collaboratives et notamment le suivi de chantier, il existe de meilleurs outils à disposition pour assurer la justesse de vos données.
Le manque de communication au sein de l’entreprise
Nous l’avons un peu évoqué plus haut, Excel n’est pas le meilleur outil pour le partage de données et la collaboration. Il existe un outil similaire à Excel qui est plus collaboratif : Google Sheets. Cependant, cela nécessite d’utiliser Google, d’être rattaché à une adresse mail Google et ce format ne propose pas l’intégralité des fonctionnalités que propose Excel. Ces deux solutions ont donc des limites dans la collaboration.
Les logiciels de BTP adaptés à la gestion de vos chantiers ont des fonctionnalités supplémentaires qui rendent la collaboration plus fluide. Vous pouvez par exemple programmer des notifications par mail pour prévenir les bonnes personnes lorsqu’un budget va être dépassé ou encore lorsque le paiement d’une de vos factures a du retard. Ce sont autant de fonctionnalités pratiques qu’Excel ne permet pas. Ces logiciels proposent aussi un accès pratique et illimité, de partout, grâce à une version web et à une application mobile. Vous pouvez alors utiliser l’outil même depuis vos chantiers, ce qui est idéal pour ne rien oublier et avoir accès à l’information dès que vous en avez besoin.
Problème de gestion des droits
Le fichier Excel présente aussi des limites en termes d’accès à l’information. En effet, pour le suivi de vos chantiers, vous avez certainement besoin de partager certaines données avec vos collaborateurs et d’autres non. Excel ne permet pas de limiter l’accès à seulement certaines informations. C’est soit vous partagez tout, soit rien.
Si cet élément est important au sein de votre entreprise, vous avez alors tout intérêt à vous tourner vers un logiciel BTP adapté.
Chez Kalitics, nous concevons les outils en fonction de vos besoins. Notre solution est totalement personnalisable. Vous nous confiez vos problématiques et nous vous proposons un logiciel qui y répond en tous points. Centraliser les informations, les partager et assurer un suivi constant de ce qui est important pour vous devient un jeu d’enfant !
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Par kalitics Le 3 novembre 2021
