4 étapes clés pour réussir votre changement de logiciel de gestion

Par kalitics Le 18 janvier 2023

4 étapes clés pour réussir votre changement de logiciel de gestion

Vous souhaitez mettre en place un nouveau logiciel de gestion pour votre entreprise ? Ce type de logiciel vous facilite grandement le quotidien, que ce soit pour la gestion comptable, la gestion de chantier ou encore la gestion du personnel. Pour réussir la transition et la mise en place de votre nouveau logiciel, découvrez les 4 étapes clés à ne pas manquer !

Établir un diagnostic et choisir la solution adaptée

En premier lieu, il faut poser un diagnostic de vos besoins. Vous pouvez commencer par un état des lieux de vos outils de gestion actuels, en listant les outils utilisés mais aussi ce qui ne convient pas dans l’organisation. 

Ensuite, posez vous différentes questions pour mieux comprendre la solution dont vous aurez besoin : 

- Quel est l’enjeu principal à changer d’outil ? 

- Quels collaborateurs sont-ils impliqués dans la mise en place du nouvel outil ? 

- Quels processus métiers sont impliqués dans ce changement ?

- Quels sont les outils actuels et les différents flux d’information à migrer ?

- Quel changement attendez-vous avec ce nouvel outil (objectifs quantitatifs et qualitatifs mesurables) ?

- Qu’est-ce qui peut rendre votre nouvel outil pérenne ?

Avec ces réponses vous devriez y voir plus clair. De cette manière, vous saurez exactement vers quel type de solution vous tourner.

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Organiser la migration des données et anticiper la perturbation des activités

Une fois que vous avez fait votre choix et que l’outil est prêt à être installé, il vous faut organiser la migration des données et anticiper une éventuelle perturbation des activités durant sa mise en place. Une fois l’outil choisi, c’est aussi le moment d’en parler à tous vos collaborateurs pour qu’ils soient impliqués. En effet, ce sont eux qui vont utiliser le logiciel, il est donc important qu’ils en comprennent l’utilité et les enjeux. 

Ensuite, 3 étapes sont importantes pour réussir la mise en place de votre outil de gestion : 

- Paramétrez l’outil : c’est là que vous allez choisir les fonctionnalités utiles pour votre activité et migrer les données dans l'outil pour qu’il soit opérationnel.

- Testez-le : testez toutes les fonctionnalités en conditions réelles pour ajuster l’outil en fonction de vos besoins. Créez vos dashboards, éditez des factures, testez tout ce que vous pouvez !

- Déployez-le : vous avez terminé de paramétrer et de tester l’outil, c’est le moment de le déployer. Prévenez tous vos collaborateurs de son déploiement et anticipez une éventuelle perturbation des activités à ce moment-là. 

Former les utilisateurs 

C’est bien beau d’avoir un nouvel outil, encore faut-il savoir l’utiliser ! Il est essentiel de prévoir un temps de formation avec vos collaborateurs qui seront amenés à utiliser votre nouveau logiciel. C’est important que vos équipes adoptent ces nouvelles méthodes de travail, en comprennent l’utilité et se sentent à l’aise avec. N’hésitez pas à le présenter de manière ludique, à vous rendre disponible pour cette phase de mise en place et à rester à l’écoute des retours de chacun pour ajuster certains paramètres si besoin. 

Mesurer le retour sur investissement et assurer le suivi 

À l’aide vos objectifs fixés au départ, c’est maintenant l’heure d’un premier bilan. Récoltez en priorité les retours de vos collaborateurs après quelques semaines d’utilisation de l’outil. Et mesurez l’impact de votre outil de gestion sur votre activité tout simplement. Cela peut concerner la productivité de vos employés, la gestion de vos embauches, le système de facturation, la gestion de vos stocks… Une fois vos données récoltées et mises en parallèle avec vos objectifs de départ, il s’agit d’analyser ces données. L’analyse vous permettra de réaliser les ajustements nécessaires, au niveau de l’outil mais aussi au niveau de vos objectifs futurs 

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