Nous vous avons déjà parlé des bénéfices de la digitalisation dans les métiers du bâtiment. Aujourd’hui encore plus qu’hier, il devient indispensable d’utiliser un logiciel de gestion de votre activité pour dématérialiser certaines tâches et documents. En effet, de nouvelles réglementations se mettent en place petit à petit concernant la facturation électronique qui va devenir obligatoire.
Le projet de loi finances 2020 impose le déploiement des factures électroniques pour les transactions entre professionnels assujettis à la TVA, à partir de 2023. La mise en place se fait en plusieurs phases, et finit par concerner toutes les entreprises d’ici l’année 2026.
Nous vous expliquons tout ici.
Quelles entreprises sont concernées par cette réglementation ?
Cette réglementation de factures électroniques est arrivée dans le cadre du plan de lutte contre la fraude à la TVA. Elle prévoit qu’à partir du 1er juillet 2024, la facture électronique est obligatoire pour toute transaction avec TVA.
Pour qu’une facture soit considérée comme électronique, elle doit avoir été créée, reçue, et conservée sous forme électronique. C’est-à-dire que vous ne pouvez pas considérer qu’une facture scannée puis envoyée par email soit une facture électronique.
Mais quelles entreprises sont alors concernées par cette réglementation ?
Pour ce qui est de la création et de l’envoi de factures, elle se met en place progressivement.
- Dès le 1er juillet 2024, pour les grandes entreprises
- Dès le 1er juillet 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire
- Dès le 1er juillet 2026 pour les PME et TPE
Cependant, notez bien qu’à partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent être en mesure de réceptionner les factures au format électronique.
Les 4 conditions d’un logiciel conforme
Pour la mise en application de la facturation électronique, il vous faudra utiliser une plateforme de dématérialisation, donc un logiciel. Mais pas n’importe quel logiciel.
Comment savoir si un logiciel qui propose ce service est conforme à la loi anti-fraude à la TVA ? C’est assez simple, il existe 4 critères de conformité à respecter pour garantir l’authenticité des données.
- L’inaltérabilité des données : toutes les informations et données relatives à la facturation et à l’encaissement doivent être inaltérables dans le logiciel. Cela signifie que chaque modification ou annulation doit être enregistrée.
- La sécurisation : le logiciel choisi doit impérativement sécuriser les données et garantir leur restitution dans leur état initial à l’Administration Fiscale.
- La conservation : le logiciel doit permettre une clôture annuelle pour la gestion et la comptabilité et une clôture journalière, mensuelle et annuelle (ou par exercice) pour les systèmes de caisse. Ces données doivent être conservées pendant six ans.
- L’archivage : le logiciel doit permettre l’archivage, afin de figer et de garder un historique des données. Ces données doivent pouvoir être lues par l’Administration fiscale même lorsque l’entreprise change de système.
Pour être sûr que le logiciel que vous utiliserez remplit ces 4 conditions, l’éditeur de celui-ci doit être en mesure de vous fournir une attestation nominative ou un certificat de conformité.
Les avantages de cette réglementation
Cette nouvelle réglementation présente des avantages pour l’Etat, certes, afin de mieux lutter contre la fraude à la TVA. Mais elle peut aussi bénéficier aux entreprises car elle représente un gain de temps et de coût administratif important. Finies les dépenses en impression, envoi et stockage de factures. Fini le temps interminable de traitement des nombreuses factures émises et reçues, et les délais de paiement à rallonge. C’est tout le travail de comptabilité qui sera facilité et prémuni d’éventuelles erreurs de frappes. Cela peut donc générer des économies
L’application de la nouvelle réglementation c’est aussi l’occasion de passer à un logiciel de gestion complet de votre activité, incluant la facturation. Cela facilitera le suivi des étapes de traitement de chaque facture bien plus rapidement et facilement qu’avant.
Les sanctions encourues
Que se passe-t-il si vous ne respectez pas cette nouvelle réglementation dans les temps indiqués ? Bien entendu il y a des sanctions financières dissuasives.
- Si vous ne pouvez pas fournir de certificat ou d’attestation pour prouver la conformité du logiciel, ou bien si celui-ci n’est simplement pas conforme, vous encourez une amende de 7500€.
- Vous avez ensuite l’obligation de vous mettre en conformité dans un délai de 60 jours, sous peine d’une nouvelle amende de 7500€ (et ainsi de suite jusqu’à la mise en conformité).
- La production d’une fausse attestation ou d’un faux certificat vous fait encourir une peine pénale cette fois-ci, allant jusqu’à 45 000€ d’amende et 3 ans d’emprisonnement.
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