Comment fonctionne le compte prorata ?

Lors de la réalisation d’un chantier, il est très fréquent que de nombreuses entreprises et corps de métiers soient amenés à travailler, simultanément ou non. Chaque entreprise va facturer son champ d’action, mais il existe aussi des dépenses communes sur le chantier qui profitent à tous. Il peut s’agir des branchements électriques, des arrivées d’eau, des sanitaires ou encore de l’éclairage. Ces dépenses sont alors comptabilisées sur un compte prorata, aussi appelé compte de dépenses communes, pour ensuite être payées par tous les prestataires au prorata du temps qu’ils ont passé sur le chantier. 

Qu’est-ce que le compte prorata ?

Le compte prorata concerne alors toute la logistique d’un chantier qui profite à toutes les entreprises y travaillant. En effet, pendant la durée des travaux, certaines installations sont essentielles pour permettre à tout le monde de travailler dans les meilleures conditions. Ces installations génèrent des dépenses et il faut bien que quelqu’un les prenne en charge. Elles ne sont en général pas prises en compte par le maître d’ouvrage. C’est la raison pour laquelle a été créé le compte prorata. 

Il consiste en la division de ces frais d’installation entre tous les prestataires intervenant. Pour éviter toute injustice, ces dépenses sont alors réparties au prorata du temps d’intervention sur le chantier de chaque entreprise. 

Par exemple, une entreprise qui intervient pendant 2 mois sur le chantier payera 2 fois le montant que paiera une entreprise intervenant pendant 1 mois. 

Globalement, le compte prorata concerne les dépenses provisoires d’un chantier, à savoir :

• les branchements provisoires,
• les frais de gardiennage (si c’est le maître d’ouvrage qui y fait appel),
• les panneaux de chantier,
• les dépenses de consommation d’eau et d’électricité,
• le fonctionnement et l’entretien des clôtures,
• le nettoyage des sanitaires,
• les installations d’hygiène…

Comment s’applique-t-il ? (marché privé, marché public)

Le compte prorata ne s’applique pas de la même manière selon si l’on parle d’un marché public ou d’un marché privé.

• Les marchés privés sont régis par la norme NF P03-001 – Cahier des Clauses Administratives Générales applicables aux travaux de bâtiment faisant l’objet de marchés privés. Son article 14 et les annexes A, B et C font référence explicitement à la réglementation encadrant le compte prorata. L’article 14 fixe les règles générales de fonctionnement et les annexes donnent des règles pour les travaux neufs, pour les travaux sur existant et pour la gestion et le règlement du compte prorata. 
• Les marchés publics sont régis par le Cahier des Clauses Administratives Générales applicable aux marchés publics de travaux, aussi appelé CCAG Travaux, approuvé par l’arrêté du 3 mars 2014. Cependant, ce dernier ne mentionne pas de réglementation au niveau du compte prorata. Il faut alors se référer aux textes particuliers pour chaque chantier et établir une convention de compte prorata que chaque entreprise intervenante devra signer. Cette convention aura une valeur juridique.

Notez aussi que les modalités d’imputation de ces dépenses communes doivent être connues par toutes les entreprises intervenantes dès la remise des prix, sous forme de liste exhaustive des natures de dépenses. La répartition des dépenses et les modalités de gestion et de règlement doivent aussi être mentionnées dès le départ. 

Les cas particuliers

Comme toujours, il y a des cas particuliers importants à connaître. 

Pour la sous-traitance, le compte prorata est opposable aux sous-traitants dès lors que les conditions générales du contrat principal, comprenant un compte prorata, ont été intégrées dans leurs documents contractuels. Sinon, ils ne sont pas sujets au règlement du compte prorata.

Concernant le nettoyage du chantier, chaque entreprise intervenante est tenue de nettoyer le chantier, à sa charge, après son intervention. Il n’y a donc pas de frais de nettoyage dans le compte prorata, en théorie. Cependant, si un document de marché fait appel à une entreprise pour le nettoyage du chantier, cette dépense peut alors être comptabilisée dans le compte prorata. À la condition bien sûr que cette dépense ait été prévue au préalable. 

Les frais de gardiennage quant à eux ne sont pas comptabilisés dans le compte prorata si le maître d’ouvrage a pris seul la décision de faire appel à ce service. Dans le cas contraire, le coût de cette prestation sera comptabilisé dans le compte prorata. 

Clôture du compte et fin de chantier

Lors de la réception des travaux, c’est le moment pour le gestionnaire du compte prorata de solder le compte et de définir sa répartition. Les entreprises intervenant sur le chantier reçoivent donc à ce moment-là les informations concernant le solde du compte prorata. Chaque entreprise dispose alors de 15 jours pour faire ses observations ou contestations. 

Une fois ce délai passé, le solde et la répartition du compte prorata sont soumis au comité de contrôle pour la décision finale. Quand la décision est connue, le gestionnaire peut alors émettre des factures ou des avoirs au débit ou au crédit de chaque entreprise.

Qui gère le compte prorata au quotidien ?

La gestion du compte prorata ne s'improvise pas et nécessite une organisation rigoureuse pour éviter les litiges en fin de chantier. En règle générale, cette mission est confiée à l’entreprise de gros œuvre, car elle est souvent la première présente sur les lieux et la dernière à partir. On l'appelle alors l'entreprise « pilote » ou le gestionnaire.

Toutefois, la gestion peut aussi être déléguée à un tiers ou faire l'objet d'un comité de contrôle composé de représentants des différents corps d'état. Le gestionnaire a pour mission de :

• Régler les factures des prestataires communs (EDF, services de nettoyage, etc.).

• Tenir une comptabilité précise et transparente des dépenses engagées.

• Appeler les fonds auprès des autres entreprises sous forme d'acomptes provisionnels.

Pour garantir l'équité, il est fréquent que le gestionnaire perçoive des frais de gestion (souvent un pourcentage fixe, autour de 5 à 10 % du montant total du compte) pour couvrir le temps passé au suivi administratif de ces dépenses communes.