La gestion d’un chantier nécessite de bien gérer le pointage de vos employés et intérimaires afin de garder un regard sur le temps passé et donc sur les dépenses du chantier. Il existe différents moyens de gérer le pointage du personnel, certaines sont payantes, d’autres gratuites. Nous vous présentons les avantages et inconvénients de 4 solutions de pointage.
Le fichier Excel
Solution simple et gratuite (il faut simplement posséder le logiciel Excel), le fichier excel permet à chacun d’ajouter ses heures de travail. Il existe sur internet des modèles de feuilles de pointage à télécharger.
Les avantages de cette solution :
- Excel est un outil facile à prendre en main pour une utilisation basique, cela permet donc une prise en main par votre personnel, sans formation,
- Il est aisé de fusionner des données, d’effectuer des calculs ou encore de déplacer des données d’une colonne vers une autre,
- Vous avez une vue d’ensemble des temps passés sur une même feuille,
- Vous pouvez modifier la forme et le contenu à tout moment, facilement.
Cependant, Excel présente des limites pour gérer vos pointages. La première est que tout doit être fait manuellement, cela prend donc du temps. Également, plus vous avez besoin d’ajouter des informations ou des onglets, plus vous perdez en lisibilité. Pour finir, Excel est assez pauvre en termes de fonctionnalités additionnelles, vous ne pouvez pas programmer l’envoi de notifications par mail par exemple. Pour une utilisation plus complète, nous vous conseillons de vous tourner vers une solution spécifique comme un logiciel professionnel conçu spécifiquement pour le pointage et la gestion RH.
Le carnet de pointage
Le carnet de pointage est une solution très simple à mettre en place dans votre entreprise : il s’agit de feuilles à remplir à la main. L’avantage principal est qu’il ne demande pas de formation spéciale pour permettre à vos employés de les utiliser. Ils entrent l’heure d’arrivée et l’heure de départ sur un cahier. C’est une solution adaptée aux petites entreprises qui gèrent peu de personnel.
Les inconvénients de cette solution sont :
- La gestion des temps, des congés, heures supplémentaires etc. devient laborieuse et chronophage pour les entreprises employant un grand nombre de personnes,
- La solution papier a ses limites : il faut numériser les données manuellement ce qui prend beaucoup de temps,
- La perte de données est un risque lorsque tout est sur papier, si on n’a pas de backup numérique,
- Cette solution ne permet pas l’ajout de fonctionnalités pour simplifier la gestion des données récoltées.
Les plateformes RH en ligne
Il existe des plateformes de gestion RH en ligne, payantes, adaptées au pointage des employés. Celles-ci permettent aux employés d’entrer leur temps, et aux managers de les valider. Vous pouvez aussi les utiliser pour produire des rapports, gérer les absences et congés ou encore pour prendre des décisions de gestion des ressources humaines. Une plateforme en ligne permet le partage d’informations entre managers ou RH et a aussi l’avantage de conserver les données de manière sécurisée.
La principale limite de ce type de plateforme est qu’elles ne sont pas personnalisables, ce sont des solutions génériques. Si vous souhaitez ajouter des fonctionnalités pour gagner encore plus de temps et de précision, ce n’est pas forcément possible avec ces outils.
Un logiciel BTP adapté et personnalisé
Pour finir, vous avez la possibilité de vous tourner vers un logiciel BTP adapté à votre activité. Ce type d’outil présente de nombreux avantages :
- Une vérification en continu par vos équipes et la possibilité de créer des alertes pour prévenir des dépassements de temps, des jours à rattraper etc. Cela vous permet de laisser l’outil vous prévenir, vous gagnez donc du temps,
- Ces outils proposent un accès pratique et illimité, de partout, grâce à une version web et à une application mobile qui permettent de rentrer les temps directement depuis vos chantiers,
- La personnalisation totale de l’outil pour s’adapter à votre activité. Tous les besoins que vous avez en gestion peuvent être gérés par cet outil. Vous pouvez choisir de croiser certaines informations, de centraliser les contacts de vos employés, d’indiquer leurs formations à venir, etc…
Les inconvénients que l’on peut trouver à cette solution sont qu’elle n’est pas gratuite et qu’il faut prévoir un temps de formation pour prendre l’outil en main en interne. Mais une fois mis en place, vous gagnez un temps certain sur la gestion de pointage de votre entreprise.
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